A contribuição do Excel na Contabilidade.

A Contabilidade é uma das áreas que mais procuram utilizar os recursos do Excel, isto porque sua aplicação é muito grande, auxiliando inúmeros contadores na criação de planilhas que deverão ser direcionadas aos órgãos do governo, empresas e gestores, além disso, auxilia muito nos diversos cálculos e controle. Ele é uma ferramenta eletrônica onde se pode inserir tabelas e gráficos de um banco de dados, possui funções de diversos cálculos matemáticos, estatísticos, entre outros.

É bastante usado nas empresas para controlar despesas, fluxo de caixa e estoque, para projetar as exigências de capital e impostos, para analisar opções de compra e venda, gerando uma grande economia de tempo. E como qualquer um envolvido na contabilidade de pequenas empresas sabe muito bem, tempo realmente é dinheiro.

Em muitos casos, as informações financeiras registradas nas planilhas do excel são usadas por várias pessoas, desde os  funcionários  até o gerente, do gerente ao contador, destes ao dono da empresa.

Apresenta as melhores condições para se criar as ferramentas Estratégicas de importância para o Planejamento das empresas, pois a sua flexibilidade o torna uma ferramenta de análises e gráficos, aliados a aplicação de funções múltiplas. Ele é o melhor  para simulação e desenvolvimento de sistemas para controles operacionais, pois têm o melhor custo relativo, simula todas as funções de banco de dados, relatórios, pesquisas, entre outros. Interage com os Sistemas de Controles Operacionais, agilizando todos os procedimentos de análise. Pois, a necessidade de se analisar com maior abrangência a gestão das atividades e seguimentos, é de primeira grandeza para os gestores.

Atingir os resultados desejados em qualquer trabalho exige que se aplique o profissionalismo, todo trabalho tem necessariamente seu custo adequado a sua importância, a análise do "custo x benefício" neste caso será sempre favorável ao profissional que domina adequadamente os pontos que convergem a gestão e administração das operações e suas análises.

Pode se concluir que o excel é um braço direito do contador na hora de trabalhar com cálculos, organizar documentos e resultados, tornando mas fácil e rápido o acesso aos dados e gráficos, necessários para tomada de decisões.



Melhor garantia

                            








                                                





               

Banco de dados e o uso em sistemas de informação.

São de grande importância para as empresas. Sua principal aplicação e finalidade são no controle de operações empresariais, e também aplicação e gerenciamento de informações de estudos. São também utilizados para armazenar diversos tipos de informações, desde dados sobre uma conta de e-mail até dados importantes da empresa, porem a segurança do banco de dados tem a dificuldade de garantir a integridade, a disponibilidade e o segredo das informações.

Todas as organizações, por menor que sejam, possuem quantidades cada vez maiores de dados e informações a armazenar. Por isso o controle destas informações se tornou impossível de ser realizada manualmente, pois sua utilização além de demorada é sujeita a erros, principalmente ocasionados pelo desgaste do profissional em conseguir resgatar as informações solicitadas. Nesse sentido, torna-se mais fácil encontrar a informação numa base de dados que recorre a uma das tecnologias de informação de maior sucesso e confiança, ou seja, as bases de dados vão além da função ao guardar a informação em computadores.

Qualquer empresa que pretenda garantir um controle total sobre todo o seu negócio, tem obrigatoriamente de recorrer a sistemas de gestão de bases de dados.

Um sistema de gerenciamento de banco de dados não é nada mais do que um conjunto de programas que permitem armazenar, modificar e extrair informações de um banco de dados. Há muitos tipos diferentes, desde pequenos sistemas que funcionam em computadores pessoais a sistemas enormes que estão associados a computadores maiores. Esse sistema implica a criação e manutenção de bases de dados, elimina a necessidade de determinar a definição de dados, interage entre os programas de aplicação, etc.

O sistema de informação gerencial é uma vantagem competitiva para a empresa, pois deve ser desenvolvido de forma a dar apoio às metas da organização. Por exemplo, os executivos de nível superior usam relatórios do SIG no desenvolvimento de estratégias para o sucesso dos negócios, os gestores de nível médio usam os relatórios de SIG para comparar as metas estabelecidas da empresa com os resultados reais.

Conclui-se que o banco de dados e de grande importância no ambiente empresa, pois ajuda os gestores a tomar decisões mas acertadas, tonar mas fácil e rápido o acesso às informações necessárias, enfim, mantem informações importantes organizadas e acessíveis.

O sistema de informação gerencial dá suporte às funções de planejamento, controle e organização de uma empresa, fornecendo informações seguras e em tempo hábil para tomada de decisão, assim, o propósito básico de um SIG é ajudar a empresa a alcançar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operações regulares da organização, de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficiência. Os executivos devem buscar projetar os sistemas de informação gerencial inserindo dados de origem interna e externa, existindo portando, uma interação entre os meios, resultando na concretização dos objetivos estabelecidos pela empresa. Os bancos de dados são atualizados pela captura e armazenamento dos dados resultantes da integração dos diversos sistemas que compõem a organização, entre eles, sistemas de finanças, sistemas de contabilidade, sistemas de recursos humanos, sistemas de venda e marketing, etc.

Intranet, Extranet e Internet

Internet

A Internet é um conjunto de redes em escala mundial interligados pelo TCP/IP que permite o acesso a informações e todo tipo de transferência de dados. Ela carrega uma ampla variedade de recursos e serviços, incluindo os documentos interligados por meio de hiperligações da World Wide Web, e a infraestrutura para suportar correio eletrônico e serviços como comunicação instantânea e compartilhamento de arquivos, cópia de arquivos, etc.  

A Internet possibilita aos funcionários e dirigentes de empresas trocarem dados, informações, decisões e conhecimento de forma mais ágil, entre si e também, com seus fornecedores, revendedores e clientes, criando uma nova cultura digital. Nessa nova cultura fatores como a distância e tempo tendem a ser cada vez menos relevantes. Apenas digitando algumas teclas do computador pode-se mandar um boletim para milhões de clientes espalhados pelo globo.

Através da Internet pode-se buscar novos clientes, pode-se conhecer melhor os hábitos e comportamento de seu clientes atuais, de forma até a antecipar suas necessidades, pode-se fazer atendimento personalizado a centenas de milhares de consumidores, naquilo que se chama customização em massa, (“Monte seu computador, pela Internet, com a configuração que quiser e lhe entregaremos em sua casa”).  Pode-se atendê-lo melhor (“Veja aqui o andamento de seu pedido”). Enfim, pode-se gerar muito mais valor para o cliente de forma mais fácil e econômica, o que, inclusive, é extremamente saudável na medida em que possibilita às pequenas empresas uma disputa mais equilibrada pelo mercado.

Intranet

Rede corporativa que se utiliza da tecnologia e infra-estrutura para transferência de dados da Internet. O acesso às páginas só é possível aos funcionários da empresa e sempre por meio de senha. Baseia na aplicação da tecnologia Internet numa rede fechada. É usada por qualquer tipo de organização (empresa, entidade ou órgão publico) que deseja compartilhar informações apenas entre seus usuários registrados sem permitir o acesso de outras pessoas.

A intranet ajuda a empresa moderna a localizar e recuperar informações atualizadas em bancos de dados com rapidez, proporcionando-lhe vantagem competitiva sobre os concorrentes. É fator de fundamental importância na geração de novos conhecimentos, por meio da troca de informações entre os diversos segmentos e times de trabalho.

A rede interna familiariza os funcionários com tecnologias indispensáveis a qualquer empresa competitiva. Uma intranet permite constituir um sistema de informação de baixo custo. A grande questão é que as intranets são redes restritas e fechadas a membros de um grupo ou funcionários de uma empresa. Uma intranet é uma versão particular da internet, que pode ou não estar conectada a esta.

Uma intranet pode conectar empregados de uma empresa que trabalham em escritórios diferentes ou pode facilitar a logística de pedidos justamente por interligar diferentes departamentos de uma mesma empresa em uma mesma rede

Extranet

Rede baseada nos protocolos da Internet e no sistema público de telecomunicações para transferência de dados, de modo seguro, entre uma empresa e suas filais ou seus clientes, com a finalidade de estabelecer transações comerciais. Ela  não é nem uma intranet, nem um site Internet, trata-se de um sistema suplementar que oferece, por exemplo, aos clientes de uma empresa, os seus parceiros, um acesso privilegiado a certos recursos informáticos da empresa através de uma interface Web

A Extranet é uma extensão do sistema de informação da empresa a parceiros situados para além da rede. O acesso à extranet deve ser protegido, na medida em que esta oferece um acesso ao sistema de informação a pessoas situadas fora da empresa. É aconselhado utilizar HTTPS para todas as páginas web consultadas desde o exterior a fim de proteger o transporte dos pedidos e das respostas HTTP e evitar nomeadamente a circulação da palavra-passe em claridade na rede.

Elas auxiliam bastante as empresas na troca de informações entre seus funcionarios, o que torna a comunicação entre eles mais rapida e eficiente.

Sistemas de Suporte de Decisões (SSD)

Esse sistema tem mais poder analítico e também trabalha com dados externos e pode efetuar simulações e interações em busca de melhores alternativas para um problema.
Um SSD é um conjunto de pessoas, procedimentos, software, banco de dados e dispositivos utilizados para dar suporte à tomada de decisões específica de um problema. O foco deste sistema está na tomada de decisões em face de problemas comerciais não-estruturados ou semi-estruturados, ou seja, atuam no suporte à tomada de decisões gerenciais. Os sistemas de suporte à decisão oferecem o potencial de gerar maiores lucros, menores custos e melhores produtos e serviços. O mais importante é que um SSD deve auxiliar aqueles que tem que tomar decisões, de todos os níveis, em todos os aspectos da tomada de decisão, incluindo os relacionados aos processos empresariais de valor adicionado. Além disso, a abordagem de SSD leva em consideração que pessoas e não maquinas, tomam decisões.  Os SSD dá suporte a tomada de decisões mais complexas a partir da adoção devariados modelos que permitem uma visão mais ampla das informações contidas no seu BD.

Características:

-Manipular grandes volumes de dados:

-Busca informações em banco de dados avançados.

-Obter e processar dados de fontes diferentes:

Finalidade:

-Tem capacidade de acessar dados externos à organização e integrar esses dados com os dados internos.

-Proporcionar flexibilidade de relatórios e de apresentação:

-Os gerentes podem obter as informações que desejam, apresentadas no formato que preenche as necessidades e preferências dos solucionadores de problemas.

-Possuir orientação tanto textual quanto gráfica: produzem textos, tabelas, desenhos lineares, gráficos pizza, curvas de tendência, etc.

-Executar análises e comparações complexas e sofisticadas utilizando pacotes de software avançados.  

-Dar suporte às abordagens de otimização, satisfação heurística:

-Oferecer ao tomador de decisões uma grande flexibilidade na obtenção de ajuda computacional nas atividades de tomada de decisão.

O SSD deve:

1. Assessorar o usuário na solução de problemas não estruturados;

2. Responder, rápida e convenientemente, perguntas do tipo “o que acontece se”, por meias execuções múltiplas de um ou mais modelos;

3. Apresentar uma interface adequada para comunicação usuário-máquina;

4. Apoiar e aprimorar o julgamento humano e não tentar substitui-lo;

5.Permitir a incorporação de julgamentos subjetivos e de conhecimentos de especialistas

Sistemas de Informação Gerencial (SIG)

Os sistemas de informação têm por objetivo gerar informações para a tomada de decisões, os dados são coletados, processados e transformados em informação. Ele é representado pelo conjunto de subsistemas, permite caracterizar as informações básicas que serão necessárias à contribuição dos cadastros de cada subsistema. A empresa deve ser enfocada do ponto de vista de suas funções e atividades, independentemente da estrutura organizacional vigente.

                 

O sistema de informação gerencial possibilita fazer um acompanhamento das rotinas econômico-financeiras,  seguro da CRAJ e uma melhor visualização de investimentos, constituindo um grande diferencial para a empresa, garantindo, também, o gerenciamento das informações para geração de relatórios rápidos e precisos, agilizando o processo de tomada de decisões resultando em vantagem competitiva sobre as demais empresas de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficiência”.

Os sistemas de informações gerenciais trazem os seguintes benefícios para a Empresa CRAJ -Administradora de Condomínio.

1. Redução de custos nas operações.

2. Melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço.

3. Melhoria na produtividade.

4. Melhorias nos serviços realizados e oferecidos.

5. Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas.

6. Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão.

7. Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões.

8. Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações.

9. Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema.

Sistemas e Empresa

O objetivo dos sistemas é auxiliar os processos de tomada de decisões, com o foco direcionado para o principal negócio empresarial com relação a qualidade, produtividade, rentabilidade e competitividade).

Sistema de Processamento de Transações (SPT)

Uma visão geral de sistemas de processamentos de transações

O coração de maior parte das organizações empresariais é o sistema de processamentos de transações (SPT) que dá apoio à monitoração e à realização das negociações. A maioria dos SPT consiste em todos os componentes de um Sistema, inclusive bancos de dados, telecomunicações, pessoal, procedimentos, dispositivos de software e hardware usados para processar transações. O mesmo dá apoio tanto às atividades diárias do mercado como ao seu plano em longo prazo de se adaptar às demandas rápidas e furiosas das organizações. Ele está intimamente interligado às atividades da rotina diária que ocorrem no curso normal dos negócios. Frequentemente executa atividades relacionadas aos contatos com os clientes como o processamento de serviço e faturamento. Este sistema de informação tem um papel fundamental no aumento de valor para o cliente, por exemplo, o acompanhamento dos serviços, entre outros.

São sistemas integrados básicos que atendem ao nível operacional da organização. É um sistema computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras e seu arquivo-mestre é composto de informações discretas – elementos de dados. Elementos esses que fornece relatórios de interesse da gerência e fiscalização. Eles são necessários para monitorar o andamento das operações internas e externas.

Gera Informações de Entrada: transações, eventos; processamento; classificação, listagem, junção, atualização;  Informações de saída: Relatórios detalhados, listas, resumos, etc.

Essas são algumas das aplicações do SPT voltada para CRAJ – Administradora de Condomínio.

-Processamento de pedidos de serviço.                              - Fatura;

-Contas a pagar;                                                                   - Contas a receber;

-Recebimento;                                                                      - Expedição;

-Folha de pagamento;                                                          - Contabilidade Geral;

-Relatórios;                                                                          - Lista de Clientes;

-Fluxo de Caixa;                                                                  - Resumo Contábil.

-Liquidações do Dia.

- O Sistema de Contas a Pagar faz a contabilização automática e cadastramento de clientes com classificação contábil.

- Contabilidade: O Contas à Pagar envia diariamente para a Contabilidade, todos os lançamentos referentes às despesas efetivadas da empresa, provisionando os mesmos, em suas respectivas contas.

- Clientes: Os contratos com os diversos clientes podem ser cadastrados e previamente classificados contabilmente, em três módulos distintos:

     .Competência: Todos os lançamentos que serão efetivados na contabilidade.

     .Liquidação: No dia da liquidação, as baixas de controles contábeis que serão executadas e os lançamentos de impostos à recolher quando for o caso.

     .Tesouraria: Nas respectivas datas de liquidação, o sistema de Contas à Pagar, envia para a Tesouraria, todos os lançamentos que vencem no dia, a Tesouraria recebe as informações e escolhe como vai pagar: se por cheque, doc., conta corrente, etc.

Administrando Empresa com redes.

Administrando uma Empresa com redes pode se obter muitas vantagens frente à concorrência de mercado, pois o acesso é simultâneo a programas e dados importantes; permite compartilhar dispositivos periféricos; facilita o processo de realização de copias de segurança (backup) e agiliza comunicação pessoal com o correio eletrônico. Ela permite e estabelecem a forma padrão de interligar computadores para compartilhamento de recursos físicos ou lógicos, possibilitando uma maior interação no ambiente de trabalho.

A Empresa CRAJ - Administradora de Condomínio usa a topologia de rede conhecida como Estrela, onde se tem um servidor central que distribui para todas as estações de trabalho existentes na mesma. Esse tipo de arquitetura exige uma maior quantidade de cabos, materiais e infra-estrutura.

 

Topologia Estrela

A extensão geográfica de rede usada é a Lan, pois os computadores encontram se próximos uns aos outros, praticamente na mesma sala, constituindo uma rede local, onde é usado um switch que aumenta o desempenho da rede, pois ele encaminha o pacote apenas ao destinatário especifico.

O Switch apresenta tanto a topologia lógica como a física em estrela (o centro da rede gerencia tanto as conexões físicas como lógicas). Toda a ligação e feita por fio Par Traçado e também Wi-Fi.

  

        Par Traçado            

  

                                                                                                                                                           

                
                                                                        Switch                                               

                                       

O Sistema Operacional que a empresa usa é o Windows 7, Sever,  

Usa também a Ethernet que é uma tecnologia de interconexão para redes locais (lan) baseada no envio de pacotes.